Que faire face à un client mauvais payeur ? Factures en attente de règlement et suspensions de paiement peuvent sérieusement affecter votre trésorerie et mettre en danger la santé financière de votre entreprise, en particulier si vous êtes une petite structure. Heureusement, il existe plusieurs solutions pour se prémunir de cette situation et y faire face lorsque le cas se présente. Focus !
Comment éviter et gérer les impayés dans le secteur du BTP ? 8 étapes
Voici 8 étapes à connaître, avant, pendant et après le chantier, pour éviter les impayés et activer vos recours juridiques lorsque nécessaire.
1. Se renseigner sur la situation financière d'une entreprise cliente
Vous êtes sur le point de finaliser un contrat avec une entreprise cliente et le projet implique des montants importants ? Votre futur partenaire doit montrer patte blanche. Mais c'est à vous de vérifier sa solidité financière.
Consultez Infogreffe.fr et Société.com pour obtenir des informations détaillées. Sur Infogreffe, par exemple, vous pouvez prendre connaissance des comptes annuels, des éventuelles procédures collectives (comme le redressement ou la liquidation),et des inscriptions d'hypothèques sur les biens immobiliers d'une entreprise.
Quelques indicateurs clés à surveiller :
- Le ratio d'endettement (gearing) : supérieur à 1, il indique un endettement élevé.
- Le délai moyen de paiement (DSO) : révèle la rapidité avec laquelle l'entreprise paie ses fournisseurs.
- Le ratio de solvabilité générale (actifs/dettes) : évalue la capacité de l'entreprise à rembourser ses dettes.
👉 En cas de doutes sur la solvabilité, prenez des mesures préventives telles que la demande d'un acompte ou la limitation des crédits accordés.
Si vous vous apprêtez à signer un gros chantier avec un particulier (mais cela vaut également pour une entreprise), prêtez attention à ces signes inhabituels :
- la personne est difficile à contacter ;
- elle multiplie les prétextes pour retarder le paiement ;
- il ou elle demande des conditions de paiement atypiques, comme des délais très longs ;
- il ou elle refuse de verser un acompte.
Attention à ces signaux d'alerte !
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2. Clarifier les termes du devis pour prévenir les litiges
Dans le secteur du BTP, le devis fait office de contrat entre les parties, particuliers d'un côté, pros de l'autre. Tout ce que vous signez vous engage légalement.
Votre devis doit donc être le plus clair possible. Vous devez détailler avec soin les contours de vos prestations, y compris les matériaux utilisés, les délais de réalisation et les conditions spécifiques du chantier. Précisez ce qui est inclus dans l'offre et ce qui ne l'est pas.
Pour résumer, ne laissez aucun doute sur vos produits et services. Cela permet de limiter le risque d'insatisfaction de vos clients et les suspensions de paiement.
🧐 Pour approfondir la question du devis, lisez notre guide détaillé :
Devis travaux : 19 mentions obligatoires pour un devis légal
3. Joindre des CGV pour préciser les modalités de paiement
Pour sécuriser vos signatures de chantier, vous avez tout intérêt à faire systématiquement signer vos conditions générales de vente (CGV) à vos clients. En effet, un devis d'artisan peut et doit s'accompagner de CGV pour plusieurs raisons.
- Clarifier les conditions de la prestation : les CGV permettent de détailler les conditions d'exécution de la prestation proposée dans le devis : délais, modalités de paiement, résiliation de contrat, responsabilités, litiges, etc. Cela évite les malentendus.
- Informer le client : joindre les CGV au devis permet d'informer le client dès le départ des règles qui régiront la relation commerciale, avant qu'il ne s'engage. C'est une obligation légale pour les relations avec les consommateurs.
- Sécuriser juridiquement : en cas de litige, des CGV bien rédigées et acceptées par le client renforcent la position juridique du professionnel. Elles constituent la preuve des conditions convenues.
- Démontrer son professionnalisme : proposer des CGV avec un devis démontre le sérieux et le professionnalisme de l'artisan. Et, outre les potentiels mauvais payeurs, cela rassure TOUS les autres clients.
👉 Pour que les CGV soient valables, il faut s'assurer que le client les ait bien acceptées, par exemple en cochant une case ou en les paraphant sur le devis.
4. Demander un acompte
Pour sécuriser vos finances, particulièrement pour les grands projets, demandez un acompte afin de couvrir vos premiers frais. Un montant à hauteur de 30 % du montant total TTC est d'usage. Il vous assure une certaine liquidité et, par ailleurs, démontre l'engagement du client.
5. Être proactif dans la gestion des paiements échelonnés
Une bonne pratique pour éviter les impayés ou autres retards de paiement consiste à effectuer un suivi strict de vos facturations. Ne laissez pas la place aux oublis « d'étourderie » : procédez à un rappel de paiement par anticipation auprès de vos clients. Par exemple, quelques jours avant la date d'échéance, envoyez un rappel par mail ou courrier.
Relancer un client pour le paiement d'une facture : une charge mentale dont on se passerait bien !
6. Activer le premier réflexe dès un retard de règlement
En cas de factures impayées, réagissez tout de suite. Vous allez d'abord essayer de régler le différend directement avec le client, souvent par des relances téléphoniques ou écrites (mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception) basées sur les CGV.
Encore une fois, ce document, s'il est bien rédigé, précise les suites à donner en cas de litige. Il limite, par exemple, votre responsabilité, prévoit des pénalités de retard en cas de facture impayée ou encore permet l'arrêt des travaux si votre client ne respecte pas ses obligations.
De bonnes CGV vous donnent toujours un fort levier de négociation.
✔️ Bon à savoir : le paiement de la retenue de garantie, équivalente à 5% du montant total, peut être exigé un an après la réception des travaux, à condition qu'aucune réserve n'ait été émise.
7. Proposer une médiation à votre client
Si vous vous adressez à des consommateurs (BtoC) et si la conciliation amiable échoue, vous, artisan, devez recourir à un dispositif de médiation et le proposer comme voie de solution à votre client, via une lettre recommandée avec accusé de réception.
Souvent plus rapide et moins coûteuse qu'une procédure judiciaire, la médiation démontre votre professionnalisme et permet de préserver les relations commerciales. De plus, un médiateur peut aider à clarifier les malentendus, identifier les problèmes sous-jacents et proposer des solutions acceptables pour les deux parties : échéancier de paiement, remise partielle en cas de litige.
📍 Le conseil du pro : l'article L.612-1 du Code de la consommation vous impose de choisir un médiateur et d'adhérer à son dispositif de médiation. En vertu des articles L.616-1 et R.616-1, ses coordonnées doivent être communiquées à vos clients sur vos devis, factures, CGV, site internet et en cas de litige.
8. Recourir à un cabinet de recouvrement dans le secteur du BTP
Malgré toutes vos tentatives de conciliation, rien n'y fait, votre client ne s'est toujours pas acquitté des sommes dues. Vous faites face à de la mauvaise foi ou à un client insolvable. C'est le moment de mettre en œuvre des recours judiciaires. Vous pouvez faire appel à un cabinet de recouvrement de créances spécialisé dans le BTP.
Le cabinet de recouvrement commence par bien comprendre la situation : il examine tous les documents disponibles, tels que devis, bons de commande et factures impayées. D'où l'importance de bien conserver tous les documents afférents au contrat !
Ensuite, il relance le débiteur par téléphone et par courrier (rappels, mises en demeure) dans le but de trouver un accord, souvent sous la forme d'un plan de paiement échelonné.
En cas d'échec, il peut alors entamer des procédures judiciaires adaptées au secteur du BTP, notamment la saisie du tribunal de commerce pour obtenir une injonction de règlement.
💡 Bon à savoir : les cabinets spécialisés dans le BTP possèdent une expertise approfondie en matière de législation et de pratiques spécifiques à ce secteur, telles que le droit de la construction, la gestion de la sous-traitance et les garanties. Cette connaissance leur permet de traiter de manière efficace les litiges complexes entre les maîtres d'ouvrage, les entreprises et les sous-traitants.
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En résumé, pour éviter les impayés dans le secteur du BTP, la clé réside dans des mesures préventives rigoureuses et dans le fait de réagir promptement face à un premier retard de paiement. En plus des pratiques évoquées, pensez à intégrer une clause de réserve de propriété dans vos devis, qui stipule que les matériaux livrés restent votre propriété jusqu'au paiement complet. Cette précaution supplémentaire peut renforcer votre position en cas d'attente d'un paiement !
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